闻名为知，见形为识。知识可以理解为经过加工的信息，有二种类型：个人知识（内隐型）和公共知识（外显型）。这二类头脑里的映象，存储在外部时，有四种状态：私人状态、圈子状态、社区状态和公众状态。

知识在传播过程中，这四种状态的转换十分困难，因而制约了知识的威力。每个人的头脑里都同时拥有个人知识和公共知识，交融、创造后，不断产生新的知识。个人知识和新的知识很可能给人类带来变革，但如果不能有效地体现到外部，最终将被埋没。

E-file 是一件以远距离存储信息为基本原理的综合工具，与远距离传递信息的 E-mail 互为补充。使用 E-file进行知识管理，就是使知识交互式地传播、加工，释放知识的能量。

首先， E-file 使用者可以将知识存储在帐户内。这是一个凭密码进入、纯粹私人的操作平台，知识可以在平台上分类、组合、加工。

其次， E-file 使用者可以将自认为成型的知识发布到个人网站（无须任何技术可以操作、维护）上与亲友分享，从而使知识在某个圈子里传播。

第三， E-file 使用者将知识发布到公共网站，参与专题讨论、博客组、论坛等社区活动。

第四，通过投稿管理系统和来稿管理系统， E-file 将知识的创造者与传统媒体实时互动地联系起来， E-file使用者可以以最便捷的方式将知识转化为公众状态，从而使个人知识得到认可而固化为公共知识。

知识的创造和传播已经发生变革， E-file 使每个人成为了释放知识能量的中心。